신입사원에게 알려 주고 싶은 아웃룩 초기 화면 세팅 - 업무 효율 상승

 

일단 저는 눈이 빛에 민감한 관계로 하양 화면 보다는 Dark 화면을 선호합니다. 그래서 Dark모드로 설정해 두었습니다. 다만 메세지 미리 보기 창은 하양모드로 해두었습니다. 메세지 내용에 따라 다크모드로 했을 때 가독성이 떨어지는 경우가 있기 때문입니다.

다크모드 설정하는 법, 그리고 메세지 창은 원래 하양모드로 예외처리하는 법은 아래 글을 참고해 주세요.

goodmemo.tistory.com/13

아웃룩 다크모드 설정하기 but 메세지 배경색은 원래 대로

오늘은 아웃룩 초기 창 설정에 대해서 말씀 드릴게요.

아 그리고 저는 오피스 365를 사용하고 있습니다.

 

제가 수년 간 써보고 가장 효율적인 세팅이라고 생각되는 구성입니다. 이 세팅을 동료들에게도 많이 전파했고, 동료들도 좋다고 하더군요. 혹시 더 좋은 아이디어가 있으면 댓글로 알려주시면 감사드리겠습니다 :)

 

신입사원들이 들어와서 아웃룩 처음 쓸 때 보면 뭐가 어디있는지도 모르고, 미팅 일정을 놓쳐서 미팅에 들어오지도 않고, Task를 줬는데, 수많은 메일함에 쌓아놓고 기억을 못해 못하기도 하고.. 제가 답답해서 이렇게 세팅하라고 알려 줍니다. 

 

그럼 위 사진에 있는 번호 순서대로 말씀 드릴게요.

(화면이 잘 보일지 모르겠네요. 왼쪽과 오른쪽으로 나눠서 한 번 더 확대해서 보여드려야 겠습니다.

 

Part A. 일단 1번부터 4번 영역

 

1번 영역 - 빠른 실행 도구 모음 표시

 

빠른 실행 도구 모음입니다. 자주 사용하는 버튼을 모아 놓은 즐겨찾기 모음이지요.

일단 저는 여기서는 빠른 실행 명령어를 별로 많이 사용하지는 않습니다. 대신 새 메세지 창에서는 여러가지 빠른 실행 명령을 사용하고 있습니다. 이 부분도 조만간 별도 포스팅으로 올려드릴게요.

여기서 기억하실 것은 '리본메뉴 아래에 빠른실행 도구 모음 표시' 를 선택해서 리본메뉴 하단으로 내려 놓은 점입니다. 

이 것은 아웃룩뿐만이 아니고 엑셀, PPT, 워드 등 동일하게 추천드리는 방법인데, 중앙에서 가까울 수록 손품이 덜 들기 때문입니다. 또한, 사용하는 빠른 도구가 많을 수록 오른쪽으로 쭉 나열이 될텐데, 다른 메뉴들로 인한 간섭이 적기도 하고요. 이 부분도 자세히 다음 포스팅에서 설명드릴게요.

 

2번 영역 - 즐겨찾기

 

받은 메일을 메일 성격별로 폴더를 만들어 보관하시는 분들이 많을텐데요, 이렇게 구분된 폴더 중에 즐겨찾기 폴더를 보여주는 영역입니다. 이 즐겨찾기 영역이 활성화되지 않으신 분들을 아래와 같이 설정하셔야 해요.

 

보기>레이아웃>폴더 창 클릭 후, 기본과 즐겨찾기 체크

 

폴더 창 선택항목

저는 자주 찾게 되는 보낸 편지함과 임시보관함을 가장 상단에 두었고, 그 밑으로 사용빈도에 따라 폴더들을 나열을 해 두었어요.  순서를 변경하는 법은 마우스를 폴더명에 가져가면 화살표가 생기는데 이를 드래그해서 원하는 위치에 놓으시면 됩니다.

 

3번 영역 - 기본 폴더

 

여기는 말 그대로 기본 메세지 폴더 창이에요. 여기서도 순서를 변경할 수 있으니 마우스로 원하는 순서로 폴더들을 정렬해 주시면 됩니다. 저는 받은 편지함을 여기서는 제일 상단에 위치시켰어요. 받은편지함에 새 메일이 들어오고 그 메일들은 업무가 끝날 때 항상 다른 폴더로 옮겨 줘서 퇴근할 때는 비어있는 받은 편지함으로 두지요. 퇴근할 때 받은 편지함이 모두 비어져 있으면 참 상쾌해요. 아 물론, 그 날 다 못한 일들이 있을 수 있는데, 그런 것들은 남겨두고나 아니면 To-do Flag를 달아 둡니다. 그러면 7번영역에 표시가 되는데, 7번 영역 설명할 때 다시 한 번 말씀드릴게요.

 

4번 영역 - 받은 편지함

 

수신한 메일들이 쌓이는 곳이에요.

잘 보시면 상단에 중요Tab과 기타 Tab으로 나눠 있는 게 보이실 거에요.

 

받은 편지함 중요 기타 구분 모습

중요하다고 생각되는 이메일은 중요함에 덜 중요한 것들은 기타함에 쌓여요.

중요Tab에는 중요한 메일만 쌓이니까 주의집중이 더 잘되요.

기타 메일 Tab은 하루에 정해진 시간이나 제가 좀 여유가 될 때 클릭해서 보면 되니까 중요한 일에 더 포커스할 수 있어요.

만약 이렇게 두 개로 나눠있지 않다면, 아래와 같이 설정해 보세요.

 

보기>중요받은 편지함>중요 받은편지함 표시 클릭

중요 받은 편지함 표시

그리고 저는 날짜 순으로 내림차순 해 두었습니다. 당연히 최근 편지를 상단에 보고 싶겠죠? 그런데 가끔은 보낸 사람 기준이나 다른 기준들로 정렬을 해야할 때가 있어요. 이 때는 위에 보기>정렬 메뉴 넓게 보이시죠? 여기서 정렬하고 싶은 기준을 선택하시면 됩니다. 

 

 

Part B. 5번부터 7번 영역

 

 

5번 영역 - 읽기 창

 

수신한 이메일을 미리보기 할 수 있는 창이에요. 수신한 메일을 더블클릭해서 새창으로 열기 전에 미리 내용을 확인 할 수 있어서 유용해요. 마우스 클릭을 몇 번 더 하지 않아도 되니깐요.

이 읽기 창을 활성화 시키려면 역시 보기>레이아웃>읽기 창 에서 설정을 해 주시면 되요.

아래와같이 저는 오른쪽을 선택해 두었어요. 받은 편지함 오른쪽에 표시 되도록요.

 

읽기 창 에서 오른쪽 선택

 

6번 영역 - 일정

일정 보기 창

6번과 7번 영역이 안 보이시는 분은 아래와 같이 보이게 할 수 있어요. 

보기>레이아웃>할인 모음 

여기서 일정과 작업 선택 (아래 체크 표시 보이시죠?)

할일 모음 선택항목

6번은 일정이에요. 기본적으로 한달 달력이 보이고, 그 밑에 미팅이나 약속 생긴게 있다면 표시가 되요. 

이게 있으면 향후 2~3일 또는 일주일까지 미팅 일정을 쭉 볼 수 있어서 시간 활용하기 좋아요. 오늘 미팅이 뭐가 있는지 한눈에 보이죠. 하루 전날이나 아침에 출근해서 한 번 쭉 보면 미팅 놓칠 일도 없어요.

 

 

7번 영역 - 작업

 

여기는 쉽게 말하면 To-do list 모음이라고 보시며 되요. 이메일 받은 것들을 언제까지 해야한다고 할 때 인박스에 있는 이메일 목록을 선택하고 오른쪽 마우스를 클릭해서 추가작업을 선택하면 

저렇게 빨간색 Flag를 달수 있어요. 빨간 flag를 오른쪽 마우스 클릭하면 오늘까지인지 내일까지인지 또는 그 외 다른 일자 Due도 설정할 수 있어요. Due가 되면 별도 미리 알림도 해 주지요

이메일에 Flag 다는 방법 외에도 내가 새롭게 작업을 기재할 수도 있어요. 

새 작업 입력 메세지 창이 있는데, 여기에 할일을 타이핑하면 목록을 추가 할 수 있어요.

작업이 완료되면 Flag를 클릭해 주면 작업창에서 해당 목록이 사라져요.

과제 완료하고 저 목록 지우는 맛도 쏠쏠해요.

 

 

이상 아웃룩 화면 세팅에 대해서 설명드렸어요..

 

다음 번 포스팅에서는 제가 자주 사용하는 빠른 실행 도구 모음에 대해서 말씀 드릴게요.

 

읽어 주셔서 감사합니다.